เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลหรือเปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่เรียบร้อยแล้ว คุณก็จะเห็นส่วนประกอบวินโดว์ของ Microsoft Access ดังรูป

องค์ประกอบฐานข้อมูลใน Access

ฐานข้อมูลใน Access มีองค์ประกอบ 6 ประเภทดังนี้

ตาราง (Table)

ตาราง (Table) คือส่วนที่ใช้เก็บข้อมูลดิบหรือข้อมูลทั้งหมดที่คุณใส่ลงไปซึ่งจะมีมาก

เพียงใดก็ได้ โดยกำหนดแต่ละคอลัมน์เป็นฟิลด์ และแต่ละแถวเป็นเรกคอร์ด ตารางจะเป็นลักษณะ ดังรูป

คิวรี (Query)

คิวรี (Query) เป็นการนำข้อมูลที่ได้จากการค้นหาตามเงื่อนไขที่กำหนดมาจากตารางหลาย

ตาราง แล้วนำมาแสดงในตารางคิวรี ซึ่งจะเป็นประโยชน์เพราะสามารถนำเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาใช้เท่านั้นที่ไม่เกี่ยวข้องก็ไม่สนใจ รูปแสดงคิวรีเพื่อเลือกข้อมูลจากตารางเป็นดังรูป

ฟอร์ม (Form)เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการเรกคอร์ดในตารางหรือคิวรี โดยนำมาแสดงผลให้ดูสวยงามและใช้งานง่าย และคุณยังสามารถลบเรกคอร์ด , เพิ่มเรกคอร์ด รวมทั้งข้อมูลที่เป็นออปเจกต์ เช่น รูปภาพ เป็นต้น ลักษณะของฟอร์มจะเป็นดังรูป

รายงาน (Report) เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่จัดการเรกคอร์ดซึ่งจะสรุปผลเป็นรายงานที่นำไปใช้ประโยชน์ต่อไป ลักษณะของรายงานจะเป็นดังรูป

มาโคร (Macro)

มาโคร (Macro) เป็นชุดของคำสั่งที่ทำงานเป็นขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ ทำให้การทำงานถูกต้องและแม่นยำ รวมทั้งยังเพิ่มความเร็วในการทำงานอีกด้วย คำสั่งของมาโครอาจจะเป็นดังรูป

โมดูล (Module)

โมดูล (Module) เป็นส่วนที่ให้คุณเขียนโปรแกรมด้วยภาษา Access Basic เพื่อออกแบบการทำงานตามที่คุณต้องการโดยใช้โมดูลคีย์ต่าง ๆ